Quem pode importar por encomenda: requisitos e vedações

Importação por encomenda não é para qualquer empresa

A dúvida aparece cedo: qualquer CNPJ pode contratar uma trading para importar por encomenda? A resposta curta é não. Tanto o encomendante quanto a trading precisam cumprir requisitos específicos perante a Receita Federal. Isso deve ocorrer antes de a primeira mercadoria ser embarcada. Entender quem pode importar por encomenda evita autuações, bloqueio de cargas e até a descaracterização da operação.

O que caracteriza a importação por encomenda

Na importação por encomenda, uma empresa brasileira (a trading) adquire mercadorias do exterior com recursos próprios e as revende ao encomendante aqui no Brasil. O encomendante define o produto, as especificações e, muitas vezes, o fornecedor. Porém, quem contrata e paga o exportador estrangeiro é sempre a trading.

Esse detalhe muda tudo do ponto de vista tributário e aduaneiro. Por isso, a Receita Federal exige que a operação seja estruturada de forma transparente. Além disso, exige contrato formal entre as partes e registro correto nos sistemas de comércio exterior.

Confundir encomenda com conta e ordem é um dos erros mais comuns. Na conta e ordem, quem financia a importação é o adquirente. Nesse caso, a trading age apenas como prestadora de serviço. São regimes diferentes, com tributações diferentes e, portanto, habilitações diferentes. Saber quem pode importar por encomenda começa exatamente por distinguir esses dois modelos.

Requisitos para a trading importadora

A empresa que vai operar como trading na importação por encomenda precisa, antes de tudo, estar habilitada no Siscomex com o perfil adequado. Ou seja, ter o RADAR ativo e com capacidade operacional compatível com o volume previsto.

Se você ainda não conhece como funciona essa habilitação, vale entender o que é o RADAR de importação antes de avançar. Sem esse cadastro ativo, nenhuma declaração de importação pode ser registrada.

Além do RADAR, a trading precisa:

• Estar em situação regular perante a Receita Federal (sem pendências graves no CNPJ);
• Ter capacidade econômico-financeira compatível com o valor das operações, já que os recursos do pagamento ao exterior são dela;
• Manter contrato de encomenda formalizado com o encomendante antes do embarque;
• Emitir nota fiscal de venda ao encomendante após o desembaraço aduaneiro.

Na prática, tradings que operam com encomenda precisam de estrutura contábil e financeira sólida. Portanto, não é uma modalidade para empresas sem histórico ou capital de giro adequado.

Requisitos para o encomendante: quem pode importar por encomenda nesse papel

O encomendante também tem obrigações. A principal é estar habilitado no Siscomex, mesmo que não vá registrar a declaração de importação diretamente. A Receita Federal exige que o encomendante seja identificado na operação. Além disso, sua situação cadastral precisa estar regular.

Além disso, o encomendante precisa:

• Ter CNPJ ativo e sem impedimentos graves;
• Firmar o contrato de encomenda com a trading antes do embarque;
• Comprovar que a encomenda é para uso próprio ou revenda dentro da sua atividade econômica regular.

Um ponto que gera dúvida frequente: o encomendante precisa ter RADAR próprio? Sim. Mesmo sem operar diretamente no Siscomex, ele precisa estar habilitado. Caso o limite esteja abaixo do necessário, é possível ampliá-lo. Veja como funciona o processo de como aumentar o limite do RADAR para não travar sua operação.

Quem está vedado de importar por encomenda

Algumas situações impedem uma empresa de participar da operação, seja como trading ou como encomendante. As principais vedações envolvem:

• Empresas com CNPJ inapto ou suspenso perante a Receita Federal;
• Empresas sem habilitação no Siscomex ou com RADAR cancelado;
• Pessoas físicas: a modalidade é exclusiva para pessoas jurídicas;
• Empresas com débitos tributários graves que comprometam sua regularidade fiscal;
• Situações em que a trading não tem recursos próprios para o pagamento ao exterior, o que descaracteriza a encomenda e a transforma em conta e ordem.

Esse último ponto merece atenção. Se a Receita Federal identificar que quem financiou a importação foi o encomendante, a operação pode ser requalificada. Isso afeta o cálculo de tributos como PIS e COFINS. Para entender como esses tributos incidem, veja nosso conteúdo sobre a base de cálculo de PIS e COFINS na importação.

Erros comuns que comprometem a operação

Mesmo empresas experientes cometem deslizes na estruturação da encomenda. Os mais frequentes são:

• Formalizar o contrato depois do embarque: a Receita Federal exige que o contrato exista antes de a mercadoria sair do país de origem.
• Confundir os papéis da trading e do encomendante: quando o encomendante participa do pagamento ao exterior, a operação perde o enquadramento de encomenda.
• Ignorar o RADAR do encomendante: achar que só a trading precisa estar habilitada é um erro que aparece na fiscalização.
• Não verificar a regularidade do CNPJ do encomendante antes de fechar o contrato, o que pode travar o desembaraço.

Esses erros não são apenas formais. Na prática, eles podem gerar autuação fiscal, multa e retenção de carga na alfândega. Por isso, estruturar corretamente quem pode importar por encomenda, e em qual papel, é o caminho mais barato antes da primeira operação.

Conclusão

Entender quem pode importar por encomenda é o primeiro passo para usar essa modalidade com segurança. Trading e encomendante precisam estar habilitados, com CNPJ regular e contrato formalizado antes do embarque. Qualquer desvio nessa estrutura pode custar caro, tanto em tributos quanto em tempo de carga parada.

Se sua empresa está avaliando essa modalidade, a Receita Federal disponibiliza orientações oficiais sobre habilitação e procedimentos no Siscomex.

Este conteúdo é informativo e não substitui a análise de um especialista em comércio exterior para a situação específica da sua empresa.

Perguntas frequentes