Responsabilidade solidária conta e ordem na prática

Quando a conta e ordem vira um problema tributário

Sua empresa contrata uma trading para importar por responsabilidade solidária conta e ordem. Os produtos chegam, a nota fiscal é emitida, tudo parece certo. Só que meses depois chega uma notificação da Receita Federal cobrando tributos que, em tese, seriam responsabilidade da trading. Esse cenário é mais comum do que parece, e a raiz do problema quase sempre está na responsabilidade solidária entre adquirente e importador contratado.

Na importação por conta e ordem, o adquirente (sua empresa) e a trading respondem solidariamente pelas obrigações tributárias da operação. Ou seja, o Fisco pode cobrar de qualquer um dos dois, independentemente de quem pagou o quê. Portanto, entender essa dinâmica antes de fechar contrato pode evitar autuações caras.

O que é responsabilidade solidária conta e ordem e por que ela existe nessa modalidade

Na importação direta, a empresa importa em nome próprio e responde sozinha por todos os tributos. Na conta e ordem, a trading importa em nome dela, mas por conta e risco do adquirente. Essa estrutura gera uma ambiguidade: quem é o real contribuinte?

A resposta do sistema tributário brasileiro é objetiva: os dois. A solidariedade passiva existe justamente porque o adquirente é o beneficiário econômico da operação. Por isso, mesmo que o contrato entre as partes diga que a trading é a responsável pelo recolhimento, esse acordo não tem efeito contra o Fisco. A Receita Federal não está vinculada a cláusulas contratuais privadas.

Na prática, portanto, se a trading deixar de recolher II, IPI, PIS ou COFINS, o Fisco pode lavrar auto de infração diretamente contra o adquirente. Sem aviso prévio. Sem precisar provar que o adquirente sabia do problema. Além disso, a responsabilidade solidária conta e ordem não se extingue com a chegada da mercadoria: ela permanece pelo prazo decadencial completo.

A base de cálculo de PIS e COFINS na importação tem regras próprias que muitos adquirentes desconhecem. Erros nesse cálculo, cometidos pela trading, podem gerar cobranças contra sua empresa. Veja como funciona esse cálculo em detalhes neste artigo sobre base de cálculo de PIS e COFINS na importação.

Como a Receita Federal analisa essas operações

A Receita Federal tem critérios bem definidos para validar uma operação de conta e ordem. Os principais pontos de atenção são:

• Contrato formal entre adquirente e trading: precisa existir, precisa estar assinado antes do embarque e precisa descrever claramente o objeto da prestação de serviço.
• Nota fiscal de entrada emitida pelo adquirente: ao receber a mercadoria da trading, o adquirente deve emitir nota fiscal de entrada, identificando a operação como conta e ordem.
• Comprovação do pagamento ao exterior: o câmbio deve ser contratado pelo adquirente, não pela trading. Câmbio no nome errado é um dos maiores gatilhos de requalificação da operação.
• RADAR em situação regular: o adquirente precisa ter habilitação ativa no Siscomex. Sem RADAR válido, a operação não pode ser realizada como conta e ordem.
• Declaração de Importação com identificação correta: a DI ou DUIMP deve identificar o adquirente como responsável pela operação.

Quando algum desses elementos está ausente ou inconsistente, a Receita pode requalificar a operação como importação por encomenda ou importação direta da trading. As consequências tributárias, nesse caso, são completamente diferentes. Por isso, cada detalhe documental conta.

Erros que colocam o adquirente em risco na conta e ordem

A maioria das autuações em conta e ordem não surge de má-fé. Surge de descuido operacional. Os erros mais frequentes que vemos na prática são:

1. Contrato genérico ou assinado depois do embarque. A Receita exige que o contrato seja anterior à operação. Documento retroativo não resolve.
2. Câmbio contratado pela trading. Esse é o erro mais grave. Se o dinheiro sai da conta da trading para pagar o fornecedor no exterior, o Fisco entende que a trading é a real importadora, não uma prestadora de serviço.
3. Ausência de nota fiscal de entrada do adquirente. Sem ela, fica difícil comprovar que a mercadoria entrou no estoque do adquirente como resultado de uma conta e ordem.
4. Trading com pendências fiscais não monitoradas. Se a trading acumula débitos tributários e some, o adquirente fica exposto à cobrança solidária. Por isso, monitorar a situação fiscal da parceira é indispensável.
5. RADAR do adquirente vencido ou com limite insuficiente. Operar com RADAR inadequado invalida a estrutura da conta e ordem. Se você ainda não entende como funciona o RADAR, este guia sobre o que é o RADAR de importação é um bom ponto de partida.

Como se proteger de forma concreta

Proteção real não vem de cláusulas contratuais bonitas. Vem de processo. Veja o que funciona na prática:

• Due diligence contínua sobre a trading: consulte a situação fiscal dela regularmente, não só na contratação inicial. Uma trading com certidão negativa hoje pode ter débitos amanhã.
• Controle do câmbio: garanta que o pagamento ao exterior seja sempre feito pela sua empresa, com câmbio no seu CNPJ. Documente tudo.
• Revisão do contrato com assessoria especializada: o contrato de conta e ordem tem cláusulas específicas que precisam estar presentes. Além disso, modelo genérico baixado da internet não serve.
• Arquivo organizado por operação: guarde contrato, câmbio, DI, nota fiscal de entrada e comprovante de pagamento juntos, por importação. Em caso de fiscalização, você precisa apresentar tudo rapidamente.
• Monitoramento do RADAR: mantenha o limite adequado ao volume de importações. Se precisar ampliar, veja como aumentar o limite do RADAR de importação antes de fechar o próximo pedido.

Por fim, lembre-se de que a responsabilidade solidária conta e ordem não desaparece mesmo depois que a importação é concluída. O prazo decadencial do Fisco para lançar tributos pode chegar a cinco anos. Portanto, mantenha a documentação guardada por pelo menos esse período e trate cada operação como um dossiê independente.

Este conteúdo tem caráter informativo e não substitui a análise de um especialista em comércio exterior e direito tributário para a situação específica da sua empresa.

Perguntas frequentes