Quem pode importar por encomenda: requisitos e vedações

A empresa que contratou a importação ficou de fora do processo e perdeu a mercadoria

Entender quem pode importar por encomenda é o primeiro passo para evitar prejuízos sérios. Uma empresa de São Paulo contratou uma trading para importar equipamentos industriais nessa modalidade. O contrato estava assinado, o pedido feito ao fornecedor no exterior. Só que a trading não tinha habilitação adequada no Siscomex para operar assim. O desembaraço travou, a mercadoria ficou parada em armazém alfandegado e os custos de demurrage começaram a correr. Situações como essa acontecem com mais frequência do que parece, justamente porque muita gente confunde importação por conta e ordem com importação por encomenda, e não verifica os requisitos antes de fechar negócio.

O problema: confundir modalidade com habilitação

Na importação por encomenda, uma empresa (a trading ou importadora) compra mercadoria do exterior com recursos próprios e a revende a um encomendante nacional previamente identificado. Não é a mesma coisa que importação por conta e ordem, onde a trading apenas presta serviço para quem tem o RADAR e o dinheiro. Essa diferença muda tudo: os requisitos de habilitação, a responsabilidade tributária e até quem responde perante a Receita Federal.

O encomendante, na prática, é o comprador final. Ele define o produto, as especificações e o fornecedor, mas não aparece como importador na documentação aduaneira. Quem importa, de fato, é a trading. Por isso, os requisitos de habilitação recaem sobre ela, e não sobre o encomendante. Saber quem pode importar por encomenda, portanto, começa por entender esse papel da trading.

Quem pode importar por encomenda: requisitos da trading importadora

Para operar nessa modalidade, a empresa importadora precisa estar habilitada no Siscomex e com situação regular perante a Receita Federal. Isso inclui, entre outros pontos:

• RADAR ativo e com limite compatível com o volume de operações previsto. Se sua trading opera com importações acima do limite atual, vale entender como aumentar o limite do RADAR de importação antes de fechar contratos.
• Regularidade fiscal e cadastral: CNPJ ativo, sem pendências graves junto à RFB, sem débitos que impeçam a habilitação.
• Capacidade econômico-financeira compatível com o valor das operações, já que a trading compra com recursos próprios.
• Contrato de encomenda formalizado com o encomendante antes do embarque da mercadoria no exterior.

Além disso, a Receita Federal pode solicitar documentação adicional durante o processo de habilitação ou em fiscalizações posteriores. Por isso, manter a escrituração contábil em dia não é burocracia: é proteção. Na prática, trading que opera com volume relevante e sem contabilidade organizada vira alvo fácil de fiscalização. Definir com clareza quem pode importar por encomenda dentro da sua operação evita esse tipo de exposição.

Vedações: quem não pode operar nessa modalidade

Nem toda empresa pode atuar como importadora por encomenda. A Receita Federal estabelece restrições claras para situações que comprometem a confiabilidade da operação. De forma geral, ficam impedidas:

• Empresas com habilitação suspensa ou cancelada no Siscomex por irregularidades anteriores.
• Empresas com débitos tributários que resultem em restrição cadastral ativa.
• Empresas cujos sócios ou administradores estejam envolvidos em processos de descaminho, contrabando ou subfaturamento reconhecidos pela autoridade aduaneira.
• Empresas sem patrimônio ou faturamento compatível com o volume de importações declarado.

Do lado do encomendante, as restrições são menores, mas também existem. Se o encomendante estiver em situação irregular perante a RFB, a operação pode ser questionada e a mercadoria retida. Para entender melhor como funciona o RADAR e quem precisa dele, vale conferir o que é o RADAR de importação. Portanto, regularizar a situação cadastral antes de iniciar qualquer operação é sempre o caminho mais seguro.

Comparativo: encomendante x trading importadora

Ou seja, a trading carrega a maior parte das obrigações formais nessa modalidade. Isso não significa que o encomendante está isento de cuidados: ele responde solidariamente por alguns tributos e precisa garantir que o contrato de encomenda esteja correto desde o início.

Quando buscar ajuda especializada

Se sua empresa está avaliando contratar uma trading para importar por encomenda, verifique antes a situação dela no Siscomex. Peça comprovante de habilitação e confirme o limite do RADAR. Parece básico, mas é exatamente aí que a maioria dos problemas começa.

Outro ponto que costuma gerar dúvida é o tratamento tributário. O PIS e a COFINS, por exemplo, têm base de cálculo específica nas importações, e erros nessa conta afetam o preço final repassado ao encomendante. Se quiser entender esse cálculo com mais detalhes, veja como funciona a base de cálculo de PIS e COFINS na importação. Além disso, uma operação de USD 80 mil com tributação calculada errada pode gerar diferença de dezenas de milhares de reais no custo final.

Para quem ainda está na fase de estruturar a operação e precisa saber exatamente quem pode importar por encomenda no seu caso, contar com um parceiro que já conhece o processo reduz erros e acelera o aprendizado. A Receita Federal disponibiliza orientações sobre habilitação e modalidades de importação em seu portal oficial. No entanto, a leitura das normas, por si só, raramente substitui a experiência prática de quem já operou nessa modalidade.

Este conteúdo tem caráter informativo e não substitui a orientação de um despachante aduaneiro ou consultor especializado em comércio exterior. Cada operação tem suas particularidades e merece análise individualizada.

Perguntas frequentes