A importação por encomenda é uma das modalidades mais usadas por empresas brasileiras que querem trazer produtos do exterior sem montar uma operação própria de comércio exterior. Mas nem toda empresa pode contratar esse serviço. Antes de fechar qualquer acordo, você precisa entender quem pode importar por encomenda, quais habilitações estão envolvidas e o que a Receita Federal veda nessa relação.
- Na importação por encomenda, uma trading importa em nome próprio e revende ao encomendante nacional.
- Tanto a trading quanto o encomendante precisam estar habilitados no RADAR do Siscomex.
- Existem vedações expressas: certas mercadorias e perfis de empresa não podem usar essa modalidade.
- A Receita Federal fiscaliza ativamente para distinguir encomenda legítima de triangulação irregular.
O que é a importação por encomenda e como ela funciona na prática
Na importação por encomenda, uma empresa trading importa a mercadoria com recursos próprios, por conta e risco dela mesma. Depois, revende o produto ao encomendante, que é a empresa brasileira que pediu a importação. Isso é diferente da importação por conta e ordem, em que a trading só operacionaliza o processo usando recursos do comprador final.
Na prática, o fluxo funciona assim: você (encomendante) identifica o produto e negocia com o fornecedor estrangeiro. Em seguida, apresenta as especificações à trading. A trading faz o pedido, paga o fornecedor e registra a Declaração de Importação em nome dela. Após o desembaraço aduaneiro, emite uma nota fiscal de venda para sua empresa. O produto entra no Brasil como propriedade da trading e só depois passa para você.
Esse detalhe muda tudo do ponto de vista tributário e aduaneiro. Por isso, entender como funciona a base de cálculo de PIS e COFINS na importação é parte obrigatória do planejamento, já que os tributos incidem duas vezes: na importação e na revenda.
Requisitos para a trading: quem pode importar por encomenda como prestador
A empresa que vai atuar como trading nessa modalidade precisa atender a exigências objetivas. A principal delas é a habilitação no RADAR, o sistema da Receita Federal que autoriza pessoas jurídicas a operar no Siscomex. Sem RADAR ativo, nenhuma Declaração de Importação pode ser registrada.
Além da habilitação, a trading precisa demonstrar capacidade econômica compatível com o volume de operações. A Receita Federal analisa o patrimônio líquido, o faturamento e o histórico fiscal da empresa. Portanto, antes de conceder ou ampliar o limite operacional, o Fisco faz uma análise criteriosa. Para entender melhor esse mecanismo, vale ler sobre o que é o RADAR de importação e como ele funciona na prática.
Além disso, a trading precisa emitir nota fiscal de venda ao encomendante e manter toda a documentação que comprove a operação: contrato de encomenda, comprovantes de pagamento ao exterior, fatura comercial e packing list. Essa documentação é o que separa uma operação legítima de uma triangulação irregular aos olhos do Fisco.
Requisitos para o encomendante
O encomendante, ou seja, sua empresa, também precisa estar em dia com algumas exigências. O ponto de partida é ter o RADAR habilitado, mesmo que você não vá registrar a DI por conta própria. A Receita Federal exige que o encomendante figure no Siscomex como parte da operação. Em resumo, quem pode importar por encomenda como encomendante precisa ter situação fiscal regular e presença ativa no sistema.
Além do RADAR, sua empresa precisa estar regular perante a Receita Federal: CNPJ ativo, sem pendências no Cadastro de Pessoas Jurídicas e sem irregularidades fiscais graves. Caso seu limite de RADAR esteja baixo para o volume que você planeja importar, é possível ampliar essa capacidade. Veja como em como aumentar o limite do RADAR.
Outro ponto que muita gente ignora: o encomendante não pode financiar a importação de forma disfarçada. Se você adiantar recursos para a trading pagar o fornecedor, a operação pode ser requalificada como importação por conta e ordem. Isso traz consequências fiscais diretas para sua empresa.
Vedações: o que a Receita Federal não permite
Nem toda mercadoria e nem todo perfil de empresa pode usar a importação por encomenda. Portanto, conhecer as vedações é tão importante quanto entender os requisitos. Veja os principais casos:
- Mercadorias sujeitas a regimes especiais de controle, como armas, munições, produtos farmacêuticos controlados e alguns insumos agrícolas, têm restrições próprias que podem inviabilizar ou complicar a encomenda.
- Empresas com irregularidades graves no Siscomex ou com habilitação suspensa pela Receita Federal não podem atuar como trading nem como encomendante.
- Operações sem contrato formal de encomenda não são reconhecidas como tal. A ausência de documentação que comprove a encomenda prévia é suficiente para o Fisco desconsiderar a modalidade.
- Triangulação com desvio de finalidade: usar a encomenda para simular uma operação diferente, como ocultar o real importador ou manipular a base tributável, é vedado e pode gerar autuação, multa e até responsabilização penal.
A Receita Federal tem aperfeiçoado os critérios de fiscalização dessas operações. Na prática, o Fisco cruza dados entre o Siscomex, o CNPJ e as notas fiscais emitidas. Por isso, qualquer inconsistência no fluxo documental chama atenção imediatamente.
Erros comuns de quem tenta usar a modalidade sem planejamento
O erro mais frequente é confundir importação por encomenda com importação por conta e ordem. As duas modalidades têm estruturas jurídicas, tributárias e documentais completamente diferentes. Misturar os conceitos pode gerar recolhimento incorreto de tributos e exposição a autuações.
Outro erro recorrente é não formalizar o contrato de encomenda antes do embarque. Sem esse documento datado anteriormente ao registro da DI, a Receita pode questionar a natureza da operação. Na prática, muitas empresas combinam tudo verbalmente ou por e-mail informal. Só percebem o problema durante uma fiscalização.
Também é comum subestimar o impacto do RADAR no planejamento. Se a trading escolhida tem limite operacional baixo e sua importação é de, digamos, USD 500 mil, a operação simplesmente não vai passar. Verificar a capacidade operacional da trading antes de fechar o negócio evita atrasos e retrabalho. Além disso, quem pode importar por encomenda com segurança é exatamente quem faz esse planejamento antes, não depois.
Por fim, algumas empresas tentam usar a encomenda para importar mercadorias que exigem licença específica. Nesses casos, é preciso verificar se a trading tem o credenciamento necessário junto aos órgãos anuentes. Sem isso, o resultado é a mercadoria retida na alfândega por tempo indeterminado.
Este conteúdo tem caráter informativo e não substitui a análise de um especialista em comércio exterior para o caso concreto da sua empresa. Cada operação tem particularidades que precisam ser avaliadas individualmente.
Perguntas frequentes
Não. O encomendante precisa ter CNPJ ativo, estar regular perante a Receita Federal e possuir habilitação no RADAR do Siscomex. Empresas com pendências fiscais graves ou habilitação suspensa não podem participar da operação.
Sim. A trading precisa estar habilitada no RADAR com limite operacional compatível com o volume da importação. Além disso, precisa manter toda a documentação que comprove que importou com recursos próprios e por conta e risco dela mesma.
Na encomenda, a trading importa com recursos próprios e revende ao encomendante. Na conta e ordem, a trading apenas operacionaliza o processo usando recursos do comprador final, que é o real importador. A diferença impacta diretamente a tributação e a responsabilidade aduaneira.
Não sem cuidado. Se o encomendante financiar a importação de forma que pareça que os recursos são dele, a Receita Federal pode requalificar a operação como importação por conta e ordem, com consequências tributárias e documentais diferentes. O contrato e o fluxo financeiro precisam refletir que a trading usou recursos próprios.