Sua empresa pode operar como encomendante? Entenda antes de tentar
Uma empresa decide importar por encomenda, fecha negócio com uma trading e só depois descobre que não concluiu a habilitação necessária para operar como encomendante. O resultado é atraso, custo extra e, em alguns casos, mercadoria retida na alfândega. Esse cenário acontece com mais frequência do que parece. Na prática, quase sempre a causa é falta de informação sobre o processo de habilitação para importar por encomenda antes de dar o primeiro passo. Portanto, entender os requisitos antes de assinar qualquer contrato é o que separa uma operação tranquila de um problema caro.
Aqui você vai entender quem pode importar por encomenda, quais são os requisitos que a Receita Federal exige, o que veda a operação e como se preparar para evitar problemas práticos desde o início.
- A importação por encomenda exige que tanto a trading quanto o encomendante concluam a habilitação perante a Receita Federal.
- Pessoas físicas não podem atuar como encomendantes nessa modalidade.
- Algumas situações vedam a operação, como irregularidades fiscais e ausência de RADAR ativo.
- A habilitação não é automática: há etapas específicas a cumprir antes de a trading emitir qualquer documento de importação.
O que é a importação por encomenda e quem entra nessa operação
Na importação por encomenda, uma empresa (o encomendante) contrata uma trading para adquirir mercadorias no exterior em nome próprio da trading. A trading paga o fornecedor, registra a Declaração de Importação e, depois do desembaraço, revende a mercadoria ao encomendante no mercado interno.
Por isso, dois CNPJ estão sempre envolvidos: o da trading e o do encomendante. Os dois precisam estar em situação regular perante a Receita Federal. Não basta a trading ter concluído a habilitação para importar por encomenda se o encomendante tiver pendências cadastrais ou fiscais.
O encomendante, na prática, é quem define o produto, o fornecedor e as especificações. A trading, por sua vez, executa a operação cambial e aduaneira. Essa separação de papéis é o que diferencia essa modalidade da importação por conta e ordem, onde a mercadoria já chega em nome do cliente final desde o início.
Habilitação para importar por encomenda: o que a Receita Federal exige
Para que a empresa conclua a habilitação e possa importar por encomenda como encomendante, ela precisa estar cadastrada no Siscomex com RADAR ativo e sem restrições. O RADAR é o cadastro que autoriza a empresa a operar no comércio exterior brasileiro. Sem ele, nenhuma operação avança.
Se você ainda não conhece esse cadastro, vale ler sobre o que é o RADAR de importação antes de seguir em frente. O limite do RADAR também importa: se o valor das importações previstas superar o limite atual da empresa, a operação pode travar. Nesse caso, o caminho é aumentar o limite do RADAR antes de fechar qualquer pedido com a trading.
Além do RADAR, a empresa encomendante precisa atender a outros requisitos para completar a habilitação para importar por encomenda:
- Estar com o CNPJ ativo e sem irregularidades na Receita Federal;
- Não ter débitos em situação que impeça a emissão de certidões negativas;
- Ter objeto social compatível com a atividade de importação dos produtos em questão;
- Firmar contrato de encomenda com a trading antes do embarque da mercadoria no exterior.
Esse contrato de encomenda não é burocracia opcional. Ele formaliza a relação entre as partes e comprova à fiscalização que a operação não é uma triangulação irregular. A ausência ou a inconsistência desse documento é uma das principais causas de autuação nessa modalidade. Para consultar as orientações oficiais sobre habilitação no Siscomex, acesse o portal da Receita Federal.
Vedações: quem não pode atuar como encomendante
A Receita Federal estabelece situações que impedem a empresa de importar por encomenda como encomendante. Conhecê-las antes de estruturar a operação evita retrabalho e constrangimento com a trading parceira.
Portanto, não pode atuar como encomendante:
- Pessoa física: a modalidade é restrita a pessoas jurídicas. Empresários individuais no regime de pessoa física ficam de fora.
- Empresa com RADAR suspenso ou cancelado: sem RADAR ativo, não há como o Siscomex vincular o encomendante à operação de habilitação para importar por encomenda.
- Empresa com irregularidades fiscais graves: pendências que impeçam a emissão de certidão de regularidade fiscal bloqueiam a habilitação.
- Empresa cujo objeto social não contemple a atividade: uma empresa de serviços que tenta importar insumos industriais sem previsão no contrato social pode ter a operação questionada.
- Operações sem contrato prévio de encomenda: se o contrato for assinado depois do embarque, a Receita Federal pode descaracterizar a modalidade.
Além disso, a trading também não pode operar se estiver irregular. Por isso, antes de fechar com qualquer trading, peça a comprovação de habilitação dela no Siscomex. Isso é diligência básica, não desconfiança.
Erros que travam a operação antes de ela começar
Na prática, os problemas mais comuns aparecem antes do embarque, não depois. Veja os que mais vemos:
- RADAR com limite insuficiente: a empresa concluiu a habilitação para importar por encomenda, mas o limite não comporta o valor da importação. O pedido chega ao porto e não pode ser registrado.
- Contrato de encomenda genérico ou sem data anterior ao embarque: um contrato copiado da internet, sem especificação do produto e do fornecedor, não sustenta a operação em caso de fiscalização.
- Objeto social desatualizado: a empresa cresceu e mudou de ramo, mas nunca atualizou o contrato social. A importação do novo produto fica sem amparo documental.
- Confundir encomenda com conta e ordem: as duas modalidades têm regras distintas. Misturar documentos das duas é receita para autuação.
- Ignorar os tributos na formação de preço: o encomendante paga à trading o valor da mercadoria mais todos os tributos de importação. Se não entender como PIS e COFINS entram nessa conta, a margem calculada vai estar errada. Para entender melhor esse ponto, veja como funciona a base de cálculo de PIS e COFINS na importação.
Quando buscar ajuda especializada
Se a sua empresa nunca importou, ou está migrando de outra modalidade para a encomenda, o momento de buscar orientação é antes de assinar qualquer contrato com a trading. Depois que o pedido de compra foi emitido para o fornecedor no exterior, o espaço para correções se fecha rapidamente.
Na prática, uma consultoria especializada consegue mapear a situação do RADAR, revisar o objeto social e estruturar o contrato de encomenda. Além disso, ela calcula a carga tributária real antes de a operação começar. Ou seja, ela orienta sobre cada etapa da habilitação para importar por encomenda, transformando um processo que parece simples em algo que realmente funciona.
A Importe Melhor atua como trading habilitada para importação por encomenda e pode orientar sua empresa em cada uma dessas etapas. Se quiser entender se sua operação está estruturada corretamente, o estudo gratuito é o ponto de partida.
Este conteúdo tem caráter informativo e não substitui a análise de um especialista em comércio exterior para a situação específica da sua empresa. Consulte um profissional habilitado antes de tomar decisões operacionais ou tributárias.
Perguntas frequentes
Não. A modalidade de importação por encomenda é restrita a pessoas jurídicas. Empresários individuais que operam como pessoa física não podem atuar como encomendantes nessa operação.
Sim. Cada CNPJ envolvido na operação precisa ter seu próprio RADAR ativo no Siscomex. O RADAR da trading não cobre o encomendante, e vice-versa.
Sim, e isso é determinante. O contrato precisa ser firmado antes do embarque da mercadoria no exterior. Contratos assinados após o embarque podem levar a Receita Federal a descaracterizar a modalidade e autuar a operação.
Na encomenda, a trading compra em nome próprio e revende ao encomendante no mercado interno. Na conta e ordem, a trading apenas presta um serviço de despacho, e a mercadoria já pertence ao adquirente desde a origem. As regras documentais e tributárias das duas modalidades são distintas.