Na primeira parte deste artigo, iniciamos a jornada onde percorremos o dia a dia e cada etapa da Importação por Encomenda.
Como sempre, fica aqui a primeira parte, caso você ainda não tenha conferido esse artigo que ficou ótimo.
Agora, iremos continuar descobrindo tudo sobre a prática dessa operação.
Drink em mãos e vem comigo.
Acompanhamento de Embarque na Importação por Encomenda
Chegamos no momento de fazer o acompanhamento, também conhecido como Follow-Up, do qual é feito desde a abertura até o fechamento do processo.
Todas e quaisquer atualizações do processo serão informadas pelo FUP (comumente abreviado), uma vez que a transparência é um dos pontos-chave do negócio.
Visto também que, cada encomendante sente e tem necessidades diferentes, o modelo de Follow-Up acaba variando para cada um.
Tem cliente que nem lê/vê o FUP enquanto tem aqueles que detalham cada vírgula. E isso é possível, pois personalizamos uma série de dados e informações, necessárias para tomadas de decisão rápidas ou somente informações cotidianas.
É aqui no Follow-Up que fazemos a comunicação de qualquer item faltante para que o embarque fique redondo. Por exemplo, tentar manter o ideal de enviar as descrições completas dos documentos originais quanto antes, assim como alguma validação com o exportador, agente de cargas, etc.
Documentos Instrutivos
Falando de documentos, a nossa trindade continua a mesma aqui na operação por Encomenda.
A Fatura Comercial, o Romaneio de Carga e o Conhecimento de Carga formam o trio de documentos instrutivos do despacho aduaneiro, responsáveis por dar toda a base para a nacionalização das mercadorias vindas do exterior.
O que dificulta um pouco a padronização de impressão e o encontro de informações nisso, é que cada exportador possui seu próprio modelo, distribuindo de jeitos diferentes e em lugares diferentes esses dados.
Ainda assim, a conferência desses arquivos, conforme o Regulamento Aduaneiro, é igual.
Na Encomenda, a trading muda de ship to para sold to/buyer, enquanto o encomendante de sold to/buyer para ordered by/orderer. Parece ser uma mudança simples, porém isso pode impactar em uma análise documental de um canal diferente de verde, por exemplo.
Esses documentos originais, apesar de vivermos em uma era tecnológica, ainda precisam estar em forma física. Principalmente o BL, que ainda é necessário entregá-lo a alguns agentes de carga/armadores.
E sim, a RFB ainda pede assinatura a punho do exportador, além do carimbo. Aquela famosa chancela (a assinatura carimbada), não tem valor algum.
Outros Documentos na Importação por Encomenda
Os documentos instrutivos são super importantes, além de serem a base para o registro da DI, entretanto, outros documentos também podem fazer parte de um processo de importação.
Tudo isso depende de como é a operação e qual produto estrangeiro está entrando no país.
O certificado de origem é um deles.
Esse documento serve para comprovar a origem de um produto e, dependendo do país de fabricação, a mercadoria poderá ter redução de impostos e até isenção do Adicional ao Frete para Renovação da Marinha Mercante (AFRMM).
Outro arquivo importante é o certificado de análise, principalmente em produtos químicos, alimentos e outras matérias-primas, utilizado para verificar a qualidade do material através dos seus valores de referência, pelas informações de lote, fabricação e possível validade.
Já a declaração do uso de marca, serve para o encomendante comprovar que pode importar determinada marca, já que possui a sua licença, garantindo assim uma tranquila nacionalização, sem entraves nesta parte.
A declaração de detenção de registro, por outro lado, tem um nome parecido com o documento acima, mas serve para que o encomendante possa utilizar o registro de outra empresa, na licença de produtos ou na nacionalização das mercadorias.
Em ambos os casos, é necessário estender à trading, afinal, ela é a compradora do produto importado e irá repassar posteriormente ao encomendante predeterminado.
Ordens de Pagamento
Assim que os documentos estiverem em mãos, e esperamos que isso já esteja certo quando a mercadoria embarca, a primeira ordem de pagamento é emitida.
Opa, muita calma nessa hora.
Ordem de pagamento? Já será preciso pagar algo à trading? Não era uma Operação por Encomenda?
Fique tranquilo.
Lembrando do que a Instrução Normativa descreve na Importação por Encomenda:
“Consideram-se recursos próprios do importador por encomenda (Trading), os valores recebidos do encomendante predeterminado a título de pagamento, total ou parcial, da obrigação relativa à revenda da mercadoria nacionalizada…”.
Ou seja, é possível atuar por encomenda tendo adiantamentos do encomendante predeterminado à Trading, sejam eles parciais ou totais, no decorrer do processo.
Isso possibilitou um aumento nas operações por Encomenda, e consequentemente, nos negócios da Trading.
É importante frisar também que, na encomenda, esses adiantamentos do encomendante devem ser próprios, e não adiantamentos de adiantamentos. Por exemplo, o encomendante não pode esperar o seu cliente pagar, para então pagar a Trading.
Aliás, essa primeira ordem de pagamento (que chamamos de prévia de valores) nem deve ser paga, de fato, agora.
Ela serve mais como balizador de valores do processo de Encomenda, uma vez que a carga acabou de embarcar. Teremos os valores finais quando o embarque chegar e a carga for nacionalizada e liberada.
Portanto, teremos uma segunda ordem de pagamento, que servirá para nacionalização, pagamento de armazenagem, liberação de BL entre outros, da qual é geralmente enviada um dia antes da atracação, ou no próprio dia da chegada.
E como a ordem também depende da taxa do dólar atualizada, é enviada momentos antes da nacionalização. Porém, visto que é só uma pequena variação devido ao próprio dólar, o encomendante predeterminado não terá problemas, pois já saberá aproximadamente quanto precisará desembolsar, tendo isso no seu fluxo e na sua previsão.
Sempre lembrando o que falei anteriormente: todos os pagamentos são feitos através da Trading.
Tudo sai dela e tudo é pago por ela.
O processo se descaracteriza caso haja qualquer pagamento realizado pelo encomendante.
Chegada da Mercadoria na Importação por Encomenda
Mercadoria chegou?
Agora o bicho pega!
No processo por Encomenda, todos os trâmites de liberação por importação permanecem iguais, como atracação, desatracação, presença de carga, liberação do MAPA, liberação do BL, nacionalização, desembaraço, liberação no terminal e carregamento.
Temos a mesma celeridade que em outras modalidades de importação.
Na atracação do navio, a Trading já informa ao MAPA (Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento), sobre as possíveis madeiras que o embarque possui, para haver a liberação imediata ou que a vistoria ocorra no próximo dia possível.
O MAPA é responsável por verificar se não há entradas de pragas e insetos na fauna e flora brasileira. Um desses modos de verificação, é olhar o contêiner e ver se não há nada de errado e se a madeira foi tratada corretamente, através do carimbo IPPC.
Se houver vistoria, o ideal é que o MAPA seja liberado anteriormente ao registro da DI, pois em caso de quaisquer divergências em que seja necessário mandar a mercadoria de volta ao exportador, é menos burocrático.
Não é uma regra, é apenas uma recomendação.
Falando em recomendação que também não é regra, são sobre os embarques LCLs (contêineres consolidados).
É de bom tom aguardar a desova e liberação do MAPA, pois vai que está faltando uma carga? Teve alguma avaria na movimentação?
Tanto é possível quanto um pouco comum. Aqui ainda não aconteceu, mas estamos sempre precavidos.
Caso o encomendante tenha negociação direto com o armador/agente de carga, a liberação BL pode ocorrer nesse instante também.
Obviamente, essa negociação deverá ser estendida à Trading, que fará as devidas liberações e pagamentos, sejam elas à vista ou a prazo.
Nacionalização das Mercadorias
O registro da DI é o ato de declarar à RFB quais produtos estão envolvidos nesta transação comercial internacional, com as devidas quantidades e valores, quem embarcou, quais os documentos e outras inúmeras informações.
Lembrando que na teoria, o ideal é que tenhamos:
- MAPA liberado;
- Carga desovada (em caso de LCL);
- Ordem de Pagamento Depositada;
- BL em fase de liberação (documentos apresentados e taxas de destino pagas);
- AFRMM pago, se for marítimo (ou isento, dependendo da origem da mercadoria).
Agora, no dia a dia, obviamente a DI pode ser registrada sem o MAPA estar liberado, o BL pode ser enviado para a liberação depois do registro da DI e o AFRMM também pode ser pago depois do registro da DI, apesar da RFB e nós recomendarmos o contrário.
Tudo depende da pressa do encomendante, de como está a variação do dólar no dia do possível registro, entre outros detalhes avaliados cotidianamente.
Depois da DI registrada, ela pode:
- Entrar em duas parametrizações, sendo a primeira em Análise Fiscal e depois o Canal (Verde, Amarelo, Vermelho ou Cinza);
- Dar um canal diferente de Verde direto (Amarelo, Vermelho ou Cinza).
Com o canal Verde, o CI (Comprovante de Importação) é emitido pelo sistema da RFB (ainda é o SISCOMEX), e na parte aduaneira, o embarque está liberado.
Se o canal for diferente de verde, é necessário enviar digitalmente os documentos à RFB onde cada um terá um resultado diferente. No Amarelo, haverá a conferência documental; no Vermelho, conferência documental e física; e no Cinza, procedimento especial, que vai além da documentação da importação e vistoria dos produtos.
No fim, pouca coisa muda entre uma importação por Conta e Ordem e uma por Encomenda.
Emissão das Notas Fiscais na Importação por Encomenda
Liberado o processo, chega o momento da Trading agendar o carregamento com o terminal portuário/retroportuário, enviando os documentos da importação desembaraçada.
Assim que tudo estiver agendado com a transportadora e com o Encomendante, será feita a mais uma conferência, onde é verificado os valores pagos para a emissão das notas fiscais.
Nesse caso, temos a de entrada, sendo exportador contra a Trading (CFOP 3102) e a de venda, agora a Trading contra o encomendante predeterminado (CFOP 5102 para filiais no mesmo estado, que nosso caso é SC, ou CFOP 6102 para vendas interestaduais).
Conforme a instrução do time da operação, é na NF de venda que se verificam novamente as questões tributárias, como o PIS e COFINS monofásicos, Lista CAMEX, CEST, ICMS ST, entre outros termos fiscais.
O detalhe interessante aqui são o PIS e COFINS.
Veja bem, para determinados itens, como autopeças, pneus e implementos agrícolas, as alíquotas são ligeiramente maiores na venda da Trading para o encomendante, porém, eles cessam nesta etapa da importação.
Quando o encomendante der entrada no seu estoque e iniciar as vendas aos seus clientes, não haverá mais PIS e COFINS na apuração.
Além disso, um processo por encomenda é uma excelente estratégia de saving e aumento de receitas, juntos, para empresas do Lucro Real e as que importam produtos monofásicos.
E os ganhos não param por aí.
Com o arquivo .xml da NF de saída da Trading, o encomendante pode, dependendo do Estado em que a sua empresa está sediada e o qual receberá a mercadoria, dar entrada no seu estoque ou até mesmo emitir uma NF de entrada, evitando trabalho com fazendo cálculos, buscando valores ou rateando itens por peso, por exemplo.
Considerando que a NF de venda entre a trading e o encomendante é o custo final do processo, podemos dizer que ela é um pré-fechamento do processo.
Todos os valores que acontecem dali em diante, devem ser acobertados por NFs complementares, computadas nos valores dos produtos para ocorrer a precificação correta dos itens.
Carregamento e Entrega na Importação por Encomenda
Bom, tendo as NFs emitidas e enviadas para a transportadora, o encomendante avisado sobre a coleta e a data de entrega definida, a gestão de embarques volta mais uma vez a aparecer no processo.
A cotação do frete nacional muda apenas algumas informações, como o valor de NF e endereço de entrega, por exemplo, em relação à cotação do frete internacional.
Continuamos analisando, além das estratégias de logística para a melhor entrega possível, as cotações com transportadoras avaliadas e aprovadas pelo compliance da Trading, lá na fase de registro da DI.
Muita atenção agora para não confundir com os INCOTERMS da importação, apesar de serem parecidos exatamente para ficar mais fácil de entender:
O encomendante pode optar pelo carregamento FOB, onde ele contrata o transporte do porto até a sua empresa, ou o CFR/CIF, onde a Trading é quem faz a contratação do transporte e entrega para o cliente.
No caso do carregamento FOB, o pagamento não precisa passar pela Trading, uma vez que a responsabilidade dela sobre a carga acaba no terminal.
Já no carregamento CFR/CIF, o pagamento é feito pela Trading.
Fechamento do Processo
Logo após a devolução da RIC, que é o recibo de entrega do contêiner ao Armador, lembrando que processos aéreos e marítimos LCL não tem isso, o processo entra na fase de fechamento.
Nessa etapa, acontece a conciliação de tudo o que foi pago contra tudo o que foi recebido, caso seja essa a negociação.
Lembra que falamos sobre haver o recebimento parcial ou total de valores do Encomendante para a Trading? Importante não esquecer.
Então, caso aconteça de faltar alguma quantia, a Trading emite um boleto para que o Encomendante pague. Quando sobra algum valor da Importação, o valor é devolvido integralmente, com a prestação de contas.
É um compromisso da Importe Melhor com o Encomendante.
O combinado, nesse caso os valores da operação, não sai caro. Te garanto.
No relatório de prestação de contas, todos os valores envolvidos no processo estão descritos, para que o Encomendante possa visualizar de forma rápida, fácil e intuitiva.
Por fim, o fechamento é enviado, via digital, tendo como compromisso da Trading e do Encomendante guardar os documentos originais por cinco anos.
Você Importando Melhor na Importação por Encomenda
Bom, essa grande jornada que foi o processo de uma Importação por Encomenda envolve tudo isso e mais um pouco.
O artigo terminou, mas não se engane: no dia a dia, a prática dessa operação é extensa, burocrática e cheia de detalhes que podem fazer a diferença entre um processo de sucesso ou uma completa falha.
Em uma operação por Conta e Ordem, isso vale também.
Portanto, precisamos estar sempre atentos!
O acompanhamento correto, verificando com atenção tudo o que a operação pede, conseguimos otimizar seu tempo para que você se dedique ao core business, até mesmo porque, é o que sempre digo:
Importando melhor, você vende melhor.
Fico por aqui e não se esqueça de entrar em contato com os nossos estrategistas aqui para começar a Importar Melhor você também.
