Sempre comento que você que está aqui lendo isso, deve ter procurado ou encontrado muitos artigos e posts falando sobre Importação por Encomenda, né?
Ou não, fica aí o questionamento, rs.
Para garantir, escrevi como ela funciona na teoria Parte I e Parte II. Considerando que agora iremos abordar o tema com foco na prática, é importante estar situado sobre o assunto, já que não irei explicar muito os termos técnicos.
Bom, sabemos que é difícil encontrar um texto que realmente mostre a face nua e crua do dia a dia, quando o bicho está pegando mesmo.
E para não perder o costume, aqui na Importe Melhor gostamos de transmitir conhecimento com qualidade e veracidade. Portanto, trago esse assunto com todos os detalhes, particularidades, vantagens e desvantagens de operar uma Importação por Encomenda.
Claro que é inevitável tanto as comparações quanto às semelhanças com a Operação por Conta e Ordem, então fique confortável, pegue seu drink preferido e vem descobrir comigo o que ninguém te conta sobre Importação por Encomenda.
Abertura de Processo na Importação por Encomenda
Logo depois dos contratos entre Importador (Trading) e Encomendante-Cliente (Possui RADAR também), é necessário que o cliente sinalize à Trading que é um novo processo.
Existem muitas formas disso acontecer, como o envio de uma proforma invoice, ordem de compra ou venda (purchase ou sales order), um contrato de compra ou venda (sales contract), entre outros.
Qual seja o documento, há algumas informações básicas que precisam constar aqui e alguns itens são o comprador, nesse caso a Trading, o Encomendante, que é o cliente, quantidade e valores dos produtos, além do modo de pagamento.
Lembrando que, segundo a legislação brasileira, o Encomendante pode negociar valores com o exportador.
Por isso, na grande maioria das vezes, ele mesmo envia a documentação para a Trading, reduzindo a etapa de adicionar o pedido na Trading, para que só então ela solicite ao Exportador os produtos e documentos.
O artigo 557 do Regulamento Aduaneiro é o que regulamenta a Fatura Comercial, independentemente da modalidade de importação utilizada.
Otimizando o Fluxo Trading-Encomendante
Este procedimento é igual para qualquer modalidade de importação. Afinal, é necessário existir o mínimo de organização para que documentos e informações não se percam e não se confundam, consequentemente evitando a perda de tempo e dinheiro.
Assim, ao receber qualquer documento citado anteriormente, a Trading fará a abertura do processo, onde um número de referência será registrado (pode ser em seu ERP, planilha do Excel ou qualquer outro controle).
O número servirá para todo o processo, desde a abertura até o fechamento, devendo ser informado sempre quando o processo em si, for tratado.
Geralmente, de maneira lógica, a letra C corresponde a uma operação por Conta e Ordem, enquanto a letra E, uma operação por Encomenda e assim por diante.
Cada empresa tem seu fluxo e seu controle, porém é importante ressaltar que o foco aqui é todo mundo se achar no meio de todas essas informações.
Se o Encomendante também tiver uma referência interna, é nesse momento em que ele passa essa informação para a Trading, fazendo com que ambas referências andem juntas, facilitando ainda mais a otimização desse fluxo e da comunicação para todos os envolvidos no processo.
Checklist Inicial da Importação por Encomenda
Ponto primordial é fazer a checagem de todas as informações para termos um embarque de sucesso.
Assim, damos início ao checklist inicial.
Falamos inicial, pois quando houver os documentos instrutivos finais do despacho (fatura, romaneio, BL e o que mais for necessário), outro checklist é feito.
Bom, nessa primeira conferência, verificamos os seguintes itens:
- O tipo de operação (Conta e Ordem, Encomenda ou somente Despacho);
- Se for Encomenda, também é analisado o câmbio da mercadoria, pois precisa ser pago pela Trading. Falaremos mais sobre isso adiante.
- Se o RADAR está ativo e com limite (Verificamos a informação da última DI registrada);
- NCM do processo;
- Descrição Resumida;
- Alíquotas, NVEs e Antidumping;
- O PIS e COFINS monofásicos também são avaliados, pois impactam na NF de venda. Fica tranquilo que também veremos isso mais para frente.
- Tratamento Administrativo;
- Preferências Tarifárias de Origem;
- ICMS (Lista Camex, Substituição Tributária, Lista de Exceções ao benefício de ICMS, Redução da Base de Cálculo);
- Consultas Gerais (Polícia Federal, CIDE, Soluções de Consulta da NCM); e
- Quaisquer observações adicionais.
Tirando um detalhe ou outro, muitas coisas da operação por Encomenda são bem parecidas com a operação por Conta e Ordem.
Entretanto, quando o assunto é pagamentos, a coisa muda de figura.
Fechamento de Câmbio
Começando com um detalhe de grande importância, o fechamento de câmbio deve ser feito da maneira correta em uma importação por Encomenda, podendo desandar tudo caso não seja assim.
Isso acontece porque todo e qualquer pagamento a fornecedores deve ser feito pela Trading, afinal, ela é tratada como a importadora e compradora na operação, enquanto o cliente é o encomendante predeterminado.
Mesmo assim, o próprio encomendante pode travar a taxa com a corretora, informar os dados da trading e do processo, realizar o depósito da trading, para daí esta depositar à corretora.
Importante salientar que o processo precisa ter documentação e já estar aberto na trading, caso contrário a corretora por compliance empaca o procedimento.
Claro que temos outro caminho, que garante maior comodidade, onde a trading fica responsável por fazer toda a negociação da taxa (coletamos paralelamente com as corretoras homologadas internamente), em seguida o encomendante pede para travar a taxa e o procedimento segue.
Desses pagamentos saem alguns outros procedimentos importantes, como o cálculo de variação cambial (ativa ou passiva, uma vez que a taxa do dólar do câmbio é quase sempre diferente da taxa de registro da DI), controle de fechamento de câmbio junto às corretoras e BACEN, além do custo da mercadoria vendida real e oficial, considerando que todos os custos da operação estarão na NF de venda.
Inclusive, quando falamos de Variação Cambial Passiva, a taxa média paga no câmbio é maior do que a taxa de registro da DI. Nesse caso, essa variação deve compor a base de despesas da NF, em caso de câmbio antecipado ou à vista.
Por outro lado, se o câmbio for a prazo, essa variação acontecerá através da emissão de uma nota fiscal complementar. Já que é muito provável que a NF de produtos seja emitida muito a frente da finalização desse câmbio.
Agora, na variação cambial ativa, a taxa média paga no câmbio é menor do que a taxa de registro da DI. Nesse caso, a variação é devolvida ao encomendante, descontando apenas os encargos tributários (38,65%), no fechamento financeiro do processo.
Na Importe Melhor, já entregamos todos esses cálculos de variações cambiais, pois sabemos como isso impacta diretamente no custo do produto e na precificação de venda dos nossos clientes.
Gestão de Embarque na Importação por Encomenda
Nossa gestão de embarques encontra-se presente na Importação por Encomenda, assim como na Conta e Ordem, seguindo as mesmas premissas: o embarque precisa ser gerido de forma dinâmica, segura e o mais econômica possível.
Caso você ainda não saiba 100% o porquê prezamos tanto para ser assim, confere o post que fizemos aqui sobre a loucura do mercado de fretes internacionais.
E não só gerimos o frete internacional, como o nacional também. Praticamente nos mesmos moldes dos embarques de longo curso, mudando apenas algumas informações como o valor da NF e endereço de entrega.
Cotações de Frete Internacional
Basicamente, para qualquer embarque, cinco cotações são solicitadas com os agentes homologados internamente, ou quando o encomendante solicitar.
Olha só as informações que uma cotação mais perto do real devem ter:
- Data de prontidão de carga, para não termos problemas em validades de proposta;
- Endereço do exportador, em caso de INCOTERM EXW;
- Porto de Embarque e Porto de Destino;
- NCM;
- INCOTERM;
- Quantidade de Volumes;
- Peso Líquido Total (Facultativo);
- Peso Bruto Total; e
- Cubagem (m3).
Após serem recebidas, as cotações são igualmente analisadas pela Trading (e o Encomendante pode fazer isto também, se desejar), devendo conter o tipo de embarque (LCL, FCL, aéreo, rodoviário, etc), tempo de trânsito (Transit Time), saídas dos navios, rotas, possíveis escalas e claro, valores.
Outro ponto a ser analisado é a logística da origem, pois impacta na entrega das mercadorias no porto de embarque. Fatores como saber se a mercadoria está pronta, se o exportador está disponível para a coleta é essencial para que o embarque aconteça sem maiores problemas.
Seguro Internacional na Importação por Encomenda
Continuando a seguir a operação por Conta e Ordem de forma bem parecida, na Importação por Encomenda nenhuma carga sai da fábrica sem estar segurada.
Sempre digo, o seguro morreu de velho.
Não contando com os INCOTERMs que já tem o seguro incluso, como os conhecidos CIF e CIP. Outras condições de venda como FOB e EXW necessitam de uma atenção especial quando o assunto é a segurança da mercadoria.
E, apesar de ser internacional, o seguro cobre o trajeto nacional até o endereço do encomendante, garantindo tranquilidade e comodidade ao cliente.
Esses foram alguns passos sobre como iniciar esse processo e o que fazemos no dia a dia dessa operação.
Na próxima parte deste artigo, daremos continuidade iniciando o acompanhamento do embarque e cada etapa seguinte.
Fica cada vez melhor, te espero lá!
